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如何估算和制定項目進度計劃 發布時間:2018-11-20    閱讀次數:

1.估算

項目的選擇主要取決于對項目成本的估算及由此帶來的各項財務數據。估算項目成本的基礎是對項目時間和工時的估算。

2.工期與工時

工時是完成工作需要的時間。假設根據估算一個木工修建地板需要8小時,那么工時就是8小時。工期是一項任務從開始到結束的時間。換言之,工期就是已有資源為這項任務工作的時間,周末或其他非工作時間除外。

如果你青睞的木匠能不停工作8小時,那么工期就是8小時,與工時相等,但如果其他工作人員請木匠去工作4小時,任務工期就變成了12小時。如安排兩位木匠修建地板,且每天工作滿8小時,這樣工期就縮短為4小時。

3.估算的技巧

選擇合適的估算人選。有經驗才能做出合理的估算,估算工時的人必須了解這項工作。邀請項目工作人員進行估算還能贏得他們度項目工作的支持。多找幾個人分別提供估算結果是核實估算數字準確與否的良策。

自下而上的估算,從項目最低級別的任務—工作包開始估算,首先估算每個工作包的工時和成本,然后按照WBS的架構逐級而上,Project中摘要任務會自動累加項下所有子任務的成本、工時和工期。任務需要的時間會隨著項目規模與復雜程度的增長而成倍增加,交流時間及分配工作的時間往往會被忽略。

自上而下的估算,首先要分解項目,然后逐級把時間和成本分配給各項任務。只有精確估算最高級別任務需要的時間和成本,才能確保自上而下這種估算方式的準確性。

4.自上而下的計劃

按照慣例團隊給出的時間來設置摘要任務,按照手下員工的估算來設置工作包。然后將連續工作包的總工期與摘要任務的工期相比較。如果摘要任務的工期長于工作包的工期,你就可以高枕無憂了。在Project中可以利用手動計劃的摘要任務來進行自上而下的計劃。

5.確定工作順序

確定必須要做的工作以及各項工作需要的時間后,還要確定各項工作的先后順序。能夠反映真實情況并根據你對任務值得改變而自動調整的項目進度計劃才是最理想的。

6.任務相關性的類型

盡管相互依賴的任務互稱為前置任務與后續任務,但相關性實際上是一種控制關系,而不是時間上的先后次序。兩個任務之間的相關性并不是規定哪項任務先開始,而是說明一項任務如何影響另一任務的開始時間。獨立任務(前置任務)決定了依賴任務(后續任務)的時間安排。有4種相關性可供選擇:

完成—開始型,前置任務的完成時間就是后續任務的開始時間。

開始—開始型,一項任務的開始促使另一項任務開始。

完成—完成型,只要一項任務在進行中,另一項任務就必須繼續。

開始—完成型,前置任務的開始控制后續任務的完成。

7.正確設置相關性類型

不要認為所有任務都是在上一項任務結束時才開始,解答幾個問題可以幫助你確定兩個任務之間的相關性。選擇相關性的類型時,如果你一直考慮時間的先后,那么一下幾個關于控制關系的問題可以幫助你做出正確的選擇:

這項任務開始的必要條件是什么;

控制后續任務的是前置任務的開始還是結束

前置任務控制后續任務的開始還是結束。

8.里程碑的類型

決策里程碑,在項目進行到下一階段前,你需要做出相應決策。

進展里程碑,通過關鍵成就點的里程碑把握項目的整體進展。

事件里程碑,用來表示在項目過程中出現的短期事件。

交付物里程碑,許多項目會依賴外部團隊去完成一部分工作,我們只關心他們能夠在要求期限內交付成果。

里程碑可以用來突出團隊之間工作的交接,盡管交接工作通常與已有的項目里程碑同時進行,但專為工作交接設置的里程碑能夠更好的提醒新負責人其職責所在。

9.縮短項目日程

關鍵路徑是項目最長的任務序列,也就是說,關鍵路徑的結束日期決定了整個項目的結束日期。關鍵路徑不包括浮動時間。浮動時間是指某項任務及其前置任務在不影響項目完成日期的前提下可以跳過的時間段。一旦關鍵路徑上的某項任務出現延遲,整個項目進度也會之后,關鍵路徑這個名字也由此而來。

10.快速跟進使項目盡早完工

把原來屬于先后關系的任務改成同時進行就是快速跟進項目。

11.選擇恰當的任務來快速跟進

在快速跟進方面效果最為顯著的方法是重疊關鍵路徑上的任務,你要選擇關鍵路徑上工期最長的任務進行快速跟進。

12.任務的部分重疊

同時進行多項任務是快速跟進的另一種方法,只要這幾項任務所占用的資源部重疊且風險在可接受的范圍之內即可。(需要刪除任務的相關性)

13.趕工

趕工指通過增加資源來縮短工期,就是希望用更多的金錢來贏取時間。你需要知道任務的工期及當前成本,還必須確定工期能夠縮短多久及分工,然后用趕工表算出各項任務工期每縮短一天的趕工成本。這樣按照趕工成本的高低排列各項任務,就能迅速看出那些人物作為趕工對象費用最低。(趕工成本相同時選擇工期更長的任務作為趕工對象,這樣才能保證膩味達到預期效果而趕工的任務數量是最少的)

有的時候增加資源反而會延長工期,如新增的人力資源度項目布熟悉,工作效率低還需要培訓。


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