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                                                                 最新企業項目管理方案


企業項目管理新的解決方案背景:


項目管理方法作為適應企業內外部環境變化的一種科學高效的管理方法,已被越來越多的企業管理者所采用。實踐證明,項目管理方法在控制企業運營風險、提高企業運營效率方面都發揮了非常關鍵的作用。

伴隨著internet走進干家萬戶及知識經濟時代的到來,項目管理的信息化已成必須趨勢。項目管理越來越依賴于電腦手段,其競爭從某種意義來講已成為信息戰。目前西方發達國家的一些項目管理公司開始實現了項目管理網絡化、虛擬化。另外,許多項目管理公司開始大量使用項目管理軟件進行項目管理,同時還從事項目管理軟件的開發研究工作:表明21世紀的項目管理必將成為信息化管理。

21世紀,信息技術將更具有戰略意義,它可以使網上虛擬項目團隊共享群體件應用技術,多媒體技術以及企業范圍的項目管理軟件,從而可以對項目進行更協作,更熟練的管理,更容易實現項目目標和組織目標。


1  項目管理的現狀


在經濟全球化、一體化的趨勢下,隨著現代科學技術的飛速發展和有中國特色的市場經濟體制的建立,企業的外部生存環境發生了很大的變化,企業的運營方式也發生了很大的改變,舊平臺下的項目管理運作方式越來越顯示出弊端。相對于信息時代的項目管理,我國現階段的項目管理呈現了下面的主要問題:


1.1 專業的項目管理人員很少


一方面,直到現在高校中有項目管理專業仍然很少,這樣造成項目建設中的管理與技術人員都沒有系統學習項目管理知識,管理工作更多的是靠經驗而不是科學。另一方面,項目管理的實踐與理論的高度結合性也決定了學校培養造就優秀項目管理人才方面作用有限,而真正有用的專業的項目管理培訓機構又非常缺乏。


1.2 企業中高層管理人員缺乏對項目以及項目管理深刻的、系統的認識


項目管理同其他任何事物一樣,自身也有局限性,如果對這些局限認識不足,項目管理中的潛在風險就易被釋放出來。首先,項目管理不是萬能的,不能解決企業面臨的所有問題,有其必要性和適用性的問題;其次,項目管理容易形成各項目與企業組織各部門間職能的重復,從而使項目組織與企業長期組織之間的優先權經常改變,人員流動頻繁,內部作業之間的關系更緊密,使管理流程變得更加復雜,項目實施過程中出現沖突和矛盾是極其正常的;第三,項目管理除具有規范成熟的一套方法(CPMPERT法、成本控制法)外,也強調用一切靈活的有效的方式解決問題。如果對這3點理解不深,就會出現盲目開展活動、大量組建正式隊伍、機械套用管理方法等導致問題復雜化并使成本急劇增加的后果。由于項目管理在我國開展的歷史不長,一般只有幾年的時間,許多企業中高層管理人員雖具有較強的技術,易把握項目的技術方向,但不能有意識地從項目管理的角度去認識其間出現的種種問題。對項目的管理采取經驗指導與摸索的辦法。因此項目進展中的種種困難難以克服,項目進度、質量、投資以及風險難以把握,預期目標難以實現。


1.3 項目管理手段落后


落后的管理手段使項目管理成效低,工作分解結構、網絡計劃技術(CMPPERT)以及資源費用曲線對項目進行計劃控制的方法雖然非常有效.但工作量很大,若采用手工計算與編制,不僅耗時費力.而且效率低、成本高。發生范圍變更、技術方案變更時,計劃難以及時變更.計劃管理與控制總是處于被動局面。雖然通用型的項目管理軟件已經在工程企業中得到應用,并且效果良好,但還有大多企業仍采用傳統手工作業方式管理項目.先進的管理手段未得到廣泛應用。


(1)項目計劃粗糙,可執行性差。由于計劃編制手段和工具的落后,往往導致編制的計劃不夠細致、缺乏優化、不能嚴格執行項目管理規范,因此,計劃在施工過程中得不到嚴格執行,而由于執行的偏差,實施計劃需要經常調整。而計劃調整涉及各個方面,工作量大,非常困難,不僅影響計劃的完成時間,而且也增加了計劃成本,項目失敗的可能性也增加了。


(2)缺乏信息的有效溝通。項目建設各方如業主、施工單位、監理公司等對項目實際進展情況缺乏深入了解,信息溝通量小,時間滯后非常嚴重,使得業主、行業主管等對項目進展缺乏有效控制。

(3)項目執行過程中缺乏有效監督。由于信息不完全、滯后,項目建設過程中對實際進展缺乏有效監督,由此導致弄虛作假、腐敗等行為,大摟建起來,領導倒下去,給業主和國家利益帶來損失。


2  信息時代的項目管理


信息時代的項目管理將極大的改善項目的運作方式,具體表現在以下幾個方面:


2.1 組織間的溝通


在網絡時代,每一個項目都可以會議與協作工具中受益,它能使分散的項目團隊成員通過電子形式實時地參與會議。在項目組成員較分散時,項目團隊關于商業和技術管理方面的大量文檔資料將隨時可供查閱,既方便快捷,而且儲存費用也不高,解決了項目組經常碰面所帶來的不便。在信息時代,項目可以從各種各樣的群件應用程序中進行選擇,以達到這些要求。


2.2 企業范圍的項目管理工具


在信息時代,給市場創造產品或提供服務的項目團隊需要提高估算項目開發所需要的資源和時間的能力。傳統模式下的項目估算工具往往得出的估計缺乏準確性和可靠性,而以此為基礎來分配項目團隊成員的估計量,最終將會給項目帶來巨大的損失。

在信息時代,管理者可以使用以知識為基礎的估算工具,這種估算工具以項目管理信息系統結合使用。以知識為基礎的估算工具是利用可靠的內部或外部知識,編制一個詳細的任務層次計劃,包括項目大小,復雜程度,分類,語言和其他屬性等的工具。


如果項目團隊領導者運用以知識為基礎的估算工具來改進估算能力,他們將會得到一下的益處:

(1)比人工計算項目總估算所需要的時間要少的多。

(2)編制的計劃更準確,從而項目被取消的可能性較少。

(3)在市場中能取得更好的業績。因為:整個開發時間縮短,提高了最終用戶或客戶的滿意度,由于有足夠的資源進行產品測試,是產品的質量得到了提高,由于提高了軟件的可靠性和糾錯能力,從而使提供維護或保修服務所需要的成本也減少了。


項目管理者并不一定必須是決策理論方面的專家,人們也不應以為只有專家級的項目管理者才能使項目環境風險分析更科學,通過分析工具中所使用的模擬技術,項目領導者可以對項目風險事件做更清楚的說明。另外項目領導者可以根據對整個項目的影響,把單個風險因素進行等級劃分,并確定哪些風險因素對項目的利潤,完成日期,等有最大的影響。


項目管理已不再只是公司信息系統部門的活動了,而是每個項目人員都參與的活動。為了適應從哥哥項目專家出搜集項目進展狀況以及完成情況的信息的需要,越來越多的臺式電腦中安裝了項目管理信息系統軟件,并和整個企業的商務系統相連。這使得項目團隊可以再多用戶環境中集中地管理多個項目。


21世紀,只有少數技術專家使用這些工具來管理高科技項目的情況將越來越少,企業中會有越來越多的項目專家使用這些工具。這個趨勢要求項目團隊清楚地認識這些系統給組織帶來的利益,以及購買和維護這些系統的成本。


2.3 管理預期


許多項目管理軟件可以幫助項目管理者和項目人員靈活地控制項目的計劃,進度,成本和資源。從市場中存在的眾多軟件中懸著合適的軟件時,項目團隊應該選擇全面、仔細的考慮項目的各種管理要求,在選擇軟件時應銘記這一點:用戶的需要決定了懸著軟件的種類,而不是讓用戶去適應軟件。


在這個瞬息萬變的時代。用來加強項目團隊成員之間溝通的新程序日益涌現,這些程序對項目人員全球化分布的項目團隊管理來說非常重要。毫無疑問,隨著時代的發展。產品的種類和功能肯定會發生改變,我們相信,新增的產品特征和功能肯定能適應流動項目團隊管理者日益增長的溝通需要的。


在這一方面,最有效的措施就是企業通過各種方式及時收集有關項目的信息和資料,積極實施公司的信息化戰略。因為公司資源配置的效率高低與公司所擁有的信息量的多少以及對所擁有信息的開發力度有關。通過信息化,可以給公司帶來更多的收益,其中最直接的好處就是能為企業帶來更多的客戶,而且能使企業對市場的變化更加敏感。從另一個角度來看,信息化可以提高人力資源的管理水平和員工的工作效率。我們知道,現在很多企業都通過網上招聘新員工,這種方式簡便、有效,而且成本極低。與此同時,企業可以通過自己的信息系統為員工提供各種自助服務,以及協同工作環境,從而大大改進工作效率。最后,信息化還能為合作伙伴提供更多的商業機會,并保證雙方合作關系的穩定性。


3 項目管理信息系統的技術實現


企業信息化的運行平臺是局域網,大多采用客戶/服務器結構,隨著技術發展,越來越多的企業開始以Intranet為平臺,采用瀏覽器/服務器結構。這個進程會隨著信息技術的發展而不斷提高。

信息系統的建設是一項系統工程、必須按照軟件工程的規律來組織系統的開發、必須建立嚴格的軟件工程控制方法,要求開發組的每一個人都要遵守軟件工程規范。在系統的開發過程中、以軟件質量控制為核心、緊緊抓住軟件生產方法、系統分析、系統設計、系統實現、系統測試、驗證與確認、評審和管理等各個主要環節、規范系統開發過程中的全部活動。經驗證明,沒有規范就不可能開發出用戶滿意的系統。執行規范有時必須帶強制性措施,一步一個腳印,把規范真正落到實出。當然,執行規范的工作量是比較大的,這主要在文檔、審查、驗證、Lf審和管理上,但效果卻是十分明顯的。由于系統開發過程的規范,提高了系統質量,減少了損失、保證了進度,提高了生產效率。


對于項目管理信息系統的開發,應采用復合的開發策略、將生命周期法與原型法相結合、以原型演化法作為系統開發的過程模型,以面向功能開發方法為主、結合面向對象和基于構件的方法進行開發,在系統分析、設計與實現中借鑒項目管理這種科學的管理思想


3.1 項目管理軟件的需求分析


項目管理過程包括初步計劃編制、計劃、施工管理、質量管理、風險分析、工程決策等,項目管理軟件應該對整個項目過程進行管理,體現先進的管理思想,采用PERTC則等現代技術,運行于先進的技術平臺之上。


管理思想方面,應圍繞項目管理有效地利用時間、技術和人力的根本目標,運用甘特(Cant)圖、PERT圖、加權平均以及關鍵路徑等方法,快速地計算出最早開始和最早結束的日期,最遲開始和最遲結束的日期,并對項目計劃進行優化,編制準確的項目預算。

開發平臺方面,應采用當今流行、先進、成熟的技術平臺;同時,應采用規范的報表輸出,做到操作方便,易于維護、升級。


3.2 項目管理軟件功能結構


項目管理軟件應包括項目范圍管理進度管理、資源管理、成本管理、質量、風險分析、溝通管理、風險管理等功能。不同的用戶對上述功能有不同的要求。如領導主要關心進度、預算、質量、風險;基層管理人員需求采購、庫存、消耗等信總,而業主、銀行主要關心資金使用情況。因此,軟件應具備職能與權限定義功能,方便實際應用人員的操作。


3.3 項目管理軟件的技術難點與解決思路


(1)多項目匯總管理。有的單位需要同時管理多個項目,需要對項目按一定要求進行分類匯總。因此在系統設計時,不能只考慮一個項目的管理需求,應把多項目分類管理考慮進去。

(2)遠程通訊。遠程通訊一般采用Internet、撥號網絡、虛擬專網等方式,軟件解決可以采用兩種方式:一是BS結構編程,遠程執行;二是采用CSBS組結合的方式,對需要共享的數據提供遠程查詢程序。

(3)MIS接口。兩個系統可能運行在不同的平臺上,網絡、數據庫、操作系統均有可能不同,因此,需要開發專用的轉換軟件,可以在商品化軟件的基礎上進行二次開發。

(4)全面測試.系統測試是卡住系統質量,尤其是卡住系統可靠性的關口。在系統開發的各個階段都可能產生錯誤,這些錯誤若不排除,均會遺傳到測試階段,甚至會遺傳到使用階段。因此、在PMl5的開發過程中、要采用適當的手段,對系統調查、系統分析、系統設計、實現和文檔進行全面測試。


4 加快項目管理信息化步伐應采取的措施


4.1 合理規劃

項目管理是社會性工程,涉及每一個政府部門、企事業單位,應該形成社會化的研究、開發、培訓、應用、管理體系。對于項目管理軟件,政府有關部門應組織研究機構、項目建設單位、軟件開發企業等,制訂軟件規范,指導開發與應用。

盡快成立項目管理協會。協會作為行業性組織,主要作用是促進技術與管理的交流,制訂行業規范,協調各方關系,凈化市場環境。


4.2 把軟件應用作為項目管理的基本要求

對于政府或社會團體投資、上市公司等需要財務公開的單位,規定項目建設必須采用軟件管理,其中信息化投資不能低于某一百分比。


4.3 形成社會化的軟件立體應用層次

以項目建設單位為軟件實施的基本單元,行業主管部門、銀行、監理公司參與,通過網絡實現管理規范、先進經驗、項目數據等信息在不同級別的共享,提高全社會軟件應用水平。


4.5 建立現代化的培訓體系

項目管理可以做到規范化,軟件也可以商品化,應學習財務電算化培訓的成功經驗,規定項目管理人員必須參加信息化培訓,持證上崗。


4.6 規范軟件開發與推廣工作

在開發規范的約束下指導軟件開發,組織有關單位協作開發出先進、實用、通用性好的軟件,并對軟件進行認證,保證軟件質量,保護項目建設單位的利益。還可以采取樹立典型、評比表彰等方式,鼓勵企業應用項目管理軟件。


在當今世界經濟全球一體化的趨勢下,隨著計算機及其網絡通訊技術的發展,特別是互聯網的發展,改變了人們做事的方法和經營管理模式。電子商務、虛擬企業、動態聯盟、敏捷供需鏈等新的管理模式不斷出現。同時客戶的要求不斷提高,無論是在質量、價格、技術、多樣性方面。因此市場的需求多變,以及競爭的加劇,對項目管理公司如何更好地提高服務質量及跟上時代前進的步伐方面都提出了更高的要求。項目管理公司要想在這樣的競爭環境中取勝,必須充分利用信息技術,優化企業資源利用,快速響應客戶需求,最大限度縮短生產和采購周期,嚴格控制成本、質量,提高企業的應變能力和經濟效益。


(項目管理軟件功能根據不同客戶不同項目管理需求進行定制開發)

普華科技提供全面的項目管理服務和信息化解決方案,從項目管理咨詢到項目管理信息化落地的一體化,中國項目管理信息化建設領域的領導企業。




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